Regelmatige factuur

Wist u dat dat uw btw controleur de aftrek van de btw die u zelf betaald heeft aan uw leverancier zomaar kan verwerpen indien u geen "regelmatige" factuur kan voorleggen? Bovendien kan hij eveneens voor elke onregelmatige factuur die u zelf opstelt een boete opleggen tot 20% van de verschuldigde btw.

Regelmatige factuur = vereist!

Recht op aftrek.  Om de btw die u heeft betaald te kunnen recupereren, moet uw leverancier u een factuur uitreiken. Op basis van een bancontact-afschrift, een Visa-uittreksel, een kasticket, e.d. heeft u dus GEEN recht op btw aftrek, daarover bestaat geen discussie. U hebt een regelmatige factuur nodig, en die moet ook een aantal wettelijk voorgeschreven vermeldingen bevatten.

Welke vermeldingen?

1. ALGEMEEN

Factuur
Het woord factuur is niet verplicht te vermelden. Noch voor de btw, noch voor de belastingen, noch voor het handels- of burgerlijk recht. In de praktijk is dit evenwel zeer gebruikelijk, dus zeker doen!

Lay out
U heeft de volledige vrijheid. Maar zorg ervoor dat uw factuur vooral duidelijk en herkenbaar is.

Ondernemingnummer
Is nu ook uw btw-nummer en dient verplicht vermeld te worden.

RPR
Het rechtspersonenregister is verplicht als u een vennootschap heeft. Bijvoorbeeld:
BTW BE 0123.456.789 (bij een éénmanszaak)
BTW BE 0123.456.789 - RPR Antwerpen, afdeling Hasselt (bij een vennootschap).

Registratienummer
Registratie voor aannemers is afgeschaft sinds 1 september 2012.

Erkenning aannemer
Niet verplicht, maar wel aan te raden. De erkenning is vooral belangrijk voor overheidsopdrachten. Het vermelden op uw factuur kan een soort kwaliteitslabel zijn.

Munteenheid
In principe de EURO, maar hierop zijn wel afwijkingen mogelijk. Zodra een btw-bedrag wordt vermeld op uw factuur, moet dit ook in EURO worden vermeld. In ieder geval moet de munteenheid gebruikt worden van de EU-lidstaat die de factureringsregels bepaalt.

Bankrekening
U moet minstens 1 rekeningnummer vermelden. Zet ook uw IBAN en BIC code op uw factuur.

Vervaldatum
Zet de vervaldatum op uw factuur. Dit geeft duidelijkheid over de datum waarop de factuur moet betaald worden en dus vanaf wanneer u intresten kan aanrekenen.

Algemene voorwaarden
Is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden! Vermeld de "verkoopsvoorwaarden" op al uw documenten zoals bestelbon, leveringsbon, facturen, enz...

2. VERPLICHTE VERMELDINGEN VOOR DE BTW-WETGEVING

De factuurdatum
Datum waarop de factuur wordt uitgereikt.

Een volgnummer
Hierbij is belangrijk dat u een doorlopende nummering hanteert: 2016-001, 2016-002, enz....

Uw identiteitsgegevens
Uw (bedrijfs)naam, adres en woonplaats.

Uw eigen btw-nummer

Gegevens van de klant
De volledige naam en adres van uw klant.

Btw-nummer van de klant
Enkel indien uw klant btw-plichtig is. Kijk wel na of het btw nummer juist is. Gebruik hiervoor de volgende website:  http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=nl

Datum van levering of beëindiging van de werken/diensten
U moet dus 2 data op uw factuur vermelden:
1. De datum waarop de factuur werd uitgereikt;
2. De datum waarop het zgn. belastbare feit (levering, dienstverrichting, betaling voor de levering of dienstverlening) plaatsgevonden heeft.

Als u een factuur maakt op 17 januari 2016 voor een levering van 7 januari 2016, dan moet u beide data op uw factuur vermelden.

De omschrijving
De omschrijving van de verkochte goederen of de verrichtte werken of diensten is nodig om na te gaan welk btw-tarief van toepassing is.

De maatstaf van heffing
Het bedrag vermelden waarop de btw verschuldigd is. Bij meerdere btw-tarieven zijn er ook meerdere btw bedragen.

De eenheidsprijs
De prijs per uur, per eenheid, per meter, enz....

Kortingen
Korting contant. Op kortingen moet geen btw worden gerekend.

BTW-tarief
Het toegepaste btw-tarief (6%, 12% of 21%) moet vermeld worden + het totaal bedrag van de btw. In de munt van de EU-lidstaat die de factuurregels bepaalt.

Bijzondere vermeldingen
Een vermelding geven van de reden waarom men geen btw aanrekent.

1. "BTW verlegd" (het vroegere "medecontractant")
2. Indien u goederen verkoopt aan een btw plichtige in een ander EU land, en de goederen verlaten België vermeldt u "vrij van btw, intracommunautaire levering, art. 39bis W.btw" of "art. 138 Richtlijn 2006/112/EG", of "vrij van btw wegens intracommunautaire levering".
3. Levert u diensten aan een btw plichtige in een ander EU land, dan vermeldt u "btw verlegd".


3. SPECIFIEKE VERMELDINGEN
Er zijn ook nog enkele specifieke vermeldingen zoals:
1. Bij self-billing - als je zelf een document opmaakt in naam en voor rekening van je leverancier of dienstverlener, dan hoor je "Factuur uitgereikt door afnemer" te vermelden.
2. Reisbureaus - "Bijzondere regeling - reisbureaus".
3. Margeregeling bij bvb. tweedehandse goederen of kunstvoorwerpen, dan vermeld je "Bijzondere regeling - gebruikte goederen of kunstvoorwerpen".
4. Verkoop nieuwe auto's: voor de levering van nieuwe personenauto's hoeft niet langer het jaartal en het carrosseriemodel te worden vermeld.


(bron: Wetboek btw - Tips & advies dossiers en andere rechtsleer)

Voor een raadpleging van bovenstaande materie in detail zie ook art. 5, §1 KB 1